更新日期：2026年10月15日
本私隱政策說明 AVCOM (HONG KONG) LIMITED（「AVCOM」）如何在 AVCOM Rental Automation（「本工具」）中處理與租務管理有關的郵件及個人資料。本工具供 AVCOM 獲授權員工內部使用。
可能處理的資料 Data We May Process
本工具使用專用 Gmail 信箱處理租務通知及銀行入數通知。視乎通知內容，資料可能包括寄件人或收件人姓名及電郵地址、郵件主旨和日期、租客姓名及聯絡資料、租賃物業或單位、租期和租金資料、付款人姓名、通知所列款項、日期及交易參考資料，以及為處理相關租務通知而需要的郵件內容。原郵件及其附件（如有）留在 Gmail；本工具只將租務管理所需欄位保存至 ERPNext，不把整個郵箱或郵件全文／附件另行存成 ERPNext 租務記錄。
資料用途 How We Use the Data
資料只用於 AVCOM 內部租務管理，包括讀取和整理租務相關通知、建立或更新 ERPNext 租務記錄，以及準備和寄發租務發票及收據。銀行入數通知只作為郵件通知來源；目前尚未啟用自動確認銀行實際到帳或自動入帳流程。收到通知不等於 AVCOM 已確認收款。
Google API 資料及 Limited Use
本工具透過 Google OAuth 及 Gmail API 存取專用 Gmail 信箱。OAuth 同意畫面所列授權範圍決定技術上可存取的資料；本工具在業務運作上只處理上述租務通知和相關欄位。Google API 資料不會用於廣告、出售、無關用途或通用人工智能模型訓練，也不會提供給無關第三方。
The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
以上聲明適用於透過 Google API 收取的資料；如 Google 同意畫面所列的授權範圍或資料用途有改變，AVCOM 會按需要更新本政策。
存取及資料共用 Access and Sharing
本工具及相關租務記錄只供 AVCOM 獲授權員工為租務工作存取。相關郵件由 Google Gmail 服務提供，租務所需欄位會保存於 AVCOM 使用的 ERPNext。AVCOM 不會出售、出租或為廣告目的分享這些資料，亦不會將資料提供給無關人士。這兩個公開說明頁只介紹本工具及本政策；請勿透過公開網頁提交租客郵件、身分或付款資料。
保存與刪除 Retention and Deletion
原始郵件留在專用 Gmail 信箱，按 AVCOM 在 Gmail 的日常管理方式保留及刪除。只有租務管理所需欄位會保存於 ERPNext；相關記錄按租務及會計管理需要保留，並由獲授權員工在不再需要時透過 ERPNext 的日常管理功能刪除。AVCOM 未設定本政策所述資料的固定保存日數；Gmail 和 ERPNext 的一般刪除、可還原項目及備份處理依各服務既有功能與設定辦理，本政策不承諾未核實的永久清除時間。
私隱查詢 Privacy Requests
如要查詢、更正或要求刪除本工具處理的租務資料，請使用 AVCOM 官網的聯絡頁面，並註明「Rental Automation 私隱查詢」。請勿在公開表格中提供不必要的租客或付款資料；AVCOM 會按個案確認所需資料及處理方式。